Infos pour les nouveaux engagés

1. Au moment de l'engagement

Vous serez encodé dans les bases de données de l'UCLouvain et votre numéro d'identification, appelé n° FGS, est généré.

Une photo en couleurs récente vous est demandée par le service du personnel.
 - non endommagée par des agrafes
 - format carte d'identité (45 x 35 mm, de visage centré et de face)
 - sur fond blanc et sur papier (pas de photocopies couleurs)
Cette photo est indispensable à la production de la carte d'accès ! Elle apparaîtra sur votre carte de membre du personnel et dans le répertoire de l’UCLouvain. L'idéal serait de l'apporter au moment de la signature du contrat. Elle peut être envoyée par la suite en accompagnement du formulaire.

Quand le service du personnel est en possession de votre photo, il commande votre carte d'accès. Son émission prend au minimum 10 jours. Elle sera envoyée par courrier interne à votre adresse UCLouvain.
Cette carte est indispensable pour accéder physiquement aux bâtiments, parkings et bibliothèques, pour authentifier électroniquement des documents etc.

2. Le lendemain de l'engagement

Suite à cet encodage, votre compte utilisateur global avec un identifiant global sont générés automatiquement. Votre adresse de courrier électronique également.

3. Activer son compte utilisateur

Votre compte utilisateur global UCLouvain n'est pas activé automatiquement.
Pour l'activer, vous devez disposer de :
- votre n° FGS
- votre date de naissance

L'activation se fait à la page <Activer son compte global>.

Vous y créerez VOTRE mot de passe. (Voir : Mot de passe sécurisé"). Vous pourrez le modifier par la suite ou le faire réinitialiser en cas de besoin par le Service Desk.
Le couple identifiant-mot de passe vous permet d'accéder aux services électroniques de l'UCLouvain. Il ouvre l'accès à des services très personnalisés. Ces informations sont donc strictement confidentielles et personnelles.

Comment connaître ses coordonnées UCLouvain en attendant de recevoir sa carte d'accès?
Voir : Obtenir mon FGS

Vous avez maintenant accès aux services électroniques de l'UCLouvain !

Afin que chacun sache ce qui peut se faire ou non en matière informatique et pour éviter les abus, l'université a mis en place différents règlements, codes et politiques. L’ensemble des documents sont consultables dans l'intranet de l' UCLouvain. <Règlements, codes et politiques en matière de...>

L'offre des services IT reprend les services rendus par le SGSI. Vous y trouverez un descriptif de ces services et comment y accéder mais aussi de nombreuses pages explicatives. Voir nos pages d'informations, d'aide et de support sur le Centre de Services de l'ICLouvain : Services IT - base de connaissances

La page sur Votre identité à l'UCLouvain décrit non seulement votre compte global individuel mais surtout où consulter, compléter et corriger vos données personnelles et professionnelles. Pour connaître vos droits et vos accès, consultez aussi la page  <"Droits et accès">.

Quelques exemples sans que la liste ne soit exhaustive...

• Bureau virtuel et intranet
L'accès et l'identification se fait en suivant le lien "MyUCL" en haut des pages web UCLouvain.
Les différents widgets de ce bureau renferment des informations sur votre dossier, sur votre métier au sein de l'UCLouvain ainsi que les liens vers les actualités internes et externes de l'université.

Toute l'information sur le bureau virtuel se trouve à la page : <My UCL - mon bureau virtuel>

• Courrier électronique
Votre adresse de courrier électronique est composée habituellement de votre prenom.nom@uclouvain.be

Vous pouvez consulter votre courrier électronique et envoyer vos messages à partir de n'importe quel navigateur Web via le webmail de l'UCLouvain : OWA (Outlook Web App) : https://outlook.office365.com/ ou via le bureau virtuel .

Toute l'information sur le courrier électronique se trouve à la page <Courrier électronique ou e-mail>.

Vous pouvez aussi paramétrer un logiciel de courrier électronique selon seul ou avec l'assistance du Service Desk.
De nombreuses pages d'aide se trouvent sous la page "Mon adresse personnelle @uclouvain.be".

• Bibliothèques
<uclouvain.be/fr/bibliotheques>
Grâce à vos identifiant et mot de passe, vous aurez accès en ligne aux catalogues et aux périodiques des bibliothèques ainsi qu'aux thèses de l'UCLouvain.
La carte d'accès vous permettra d'accéder aux bibliothèques universitaires.

• Equipement et support informatique
<Matériel informatique>
Si un ordinateur est nécessaire à votre travail, une demande peut être introduite soit au responsable de votre secteur informatique, soit auprès du ServiceDesk.
Comment savoir à quel secteur informatique vous appartenez ? <Les secteurs informatiques>

En fonction de votre statut, ce poste sera pris en charge financièrement par le service informatique (SGSI) ou par le service qui vous occupe. Le SGSI vous proposera une configuration standard et les logiciels standards associés. Les logiciels plus spécifiques à votre métier sont à charge de votre entité.<Règlements>

Le SGSI apporte un support informatique au travers de son Service Desk qui pourra vous fournir une aide pour les demandes les plus courantes ou vous mettre en contact avec un informaticien de l'équipe informatique locale. <Service Desk IT - Centre de Services de l’UCLouvain>

• Smartcard, votre carte d'accès électronique
<Ma carte UCLouvain>
Quand vous recevrez votre carte de membre du personnel ou d'accès, elle vous permettra l'accès et l'emprunt de livres en bibliothèque, l'accès aux bâtiments protégés, l'accès aux parkings, la signature électronique de mails et de documents, etc.
(La carte d’accès est réservée aux boursiers post-doc., chercheurs visiteurs, collaborateurs scientifiques et chercheurs FNRS)

• Accès aux bâtiments et aux parkings
<Administration du patrimoine immobilier et des infrastructures>
La gestion de vos accès (bâtiments et parkings) doit être transférée sur votre carte.
  - Obtenir l’accès à un bâtiment
  - Information sur le stationnement à l'UCLouvain

• Avantages sociaux pour le personnel UCLouvain
Les membres du personnel de l'UCLouvain peuvent bénéficier d'avantages et de facilités, parfois sur présentation de votre carte de membre de l'UCLouvain. Vous pouvez les consulter sur le site du Service de gestion des ressources humaines (ARH).
< Travailler à l'UCLouvain >