Il est impératif d'établir une convention pour rendre effectif tout accord de partenariat débouchant sur la co-organisation d’un programme académique de 1er ou 2e cycle (bachelier, master, master de spécialisation) avec une autre institution d’enseignement supérieur (université et/ou Haute école de la Communauté française de Belgique et/ou de la Communuté flamande et/ou à l'étranger), qu'il s'agisse d'une co-diplômation, d'une double diplômation, d'une mobilité dans le cadre d’une offre concertée (= possibilité de suivre des cours dans une autre université) sans déboucher sur une co-diplômation.
La rédaction de ces conventions est imposée par la loi. Par ailleurs, elle constitue un instrument indispensable dans la gestion académique (y inclus les droits et obligations des étudiant·es) et administrative (y inclus financière) des programmes.
Mais les accords en matière d'enseignement et de formation peuvent porter sur bien d'autres objets que des co-organisations de programme : voir ci-dessous. Dans ces cas, rédiger une convention est également utile.
Un document de synthèse (mis à jour en juin 2021 - une nouvelle version suivra fin 2023) reprend, pour tous les types d'accords :
- la procédure à suivre
- le guichet d'entrée
- les éventuels modèles de conventions existants
- le lieu de validation
- les personnes ressources
- le lieu d'archivage...