Rechercher
Menu
Je me connecte

Site de démonstration

Sous-site de démonstration

Rechercher

Site de démonstration

Sous-site de démonstration

Voyages professionnels

ipsum | Louvain-la-Neuve, Namur, Bruxelles Woluwe

A partir du 06 février 2023, un nouvel outil, Cytric, viendra remplacer l'outil actuel Traveldoo. Ce nouvel outil Cytric est intimement lié à la plateforme de réservation Amadeus utilisée par l'agence CWT. Vous trouverez ici une communication à ce sujet.

 

Suite au renouvellement d’une procédure de marché public, à laquelle quatre soumissionnaires ont répondu, l’agence de voyage CWT Belgium S.R.L. a été retenue adjudicataire pour une seconde fois. Le marché est entré en vigueur le 02 février 2022 pour une durée de 4 ans.

Il permet aux membres du personnel de l’UCLouvain devant se déplacer dans un cadre professionnel de ne plus devoir effectuer de mise en concurrence pour chaque voyage à entreprendre, mais plutôt de passer via le marché public qui a été attribué à la société CWT lorsqu’ils réservent leur voyage.

Le marché public porte la référence UCL SA 2021.25 à rappeler utilement lors de toute justification des frais auprès d’une source de financement de l’UCLouvain.

Les services CWT :

  • Voyage en avion
  • Voyage en train
  • Hébergement à l'hôtel
  • Location de voiture
  • Visas
  • Service après-vente et support technique

Téléchargez la fiche contact récapitulative de CWT ici.

Pour tout renseignement complémentaire, nous vous invitons à contacter Inge Beernaert (ACHA).

Pour utiliser les aplications on-line, il est indispensable de disposer d’un profil voyageur CWT (voir ci-dessus, point 1)

  • Via l’application web Cytric : réservations avion, train, location de voiture, hôtel

Une tierce personne peut effectuer des réservations pour votre compte à condition que vous lui ayez donné accès via CWT Portrait. Une réservation ne pourra être finalisée que si le numéro de compte d’imputation UCLouvain valable, qui la prendra en charge, est renseigné.

  • Via l’application Roomit : réservations hôtels uniquement

 

Hormis le plus large choix d’hôtel, ce n’est avantageux que s’il n’y a pas lieu de réserver un avion ou un train. Il n’est par contre pas possible de prépayer une réservation faite par ce biais et nécessite donc que votre carte de crédit personnelle soit renseignée au sein de CWT Portrait. Le prépaiement va être activé prochainement via ce canal également.

Cette plateforme est également accessible via l’application mobile « MyCWT » (version iOS, Android, et Windows).

a carte « logée » Airplus est plus intéressante sur le plan des assurances et assistances. Outre les indemnités classiques pour retard de vol ou de bagages, l’assurance accidents de voyages donne droit à une indemnité de 400K€ en cas de décès, de 600K€ en cas d’invalidité permanente, et jusqu’à 125K€ pour couvrir les frais de recherche, sauvetage ou rapatriement du corps. Une assistance médicale est également couverte en cas de maladie contractée lors du voyage.

Toute réservation nécessite l’existence d’un profil dans la base de données CWT, qu’elle soit off-line (via l’agence) ou on-line (via l’application en ligne Cytric).

  1. 1.1. Se connecter quand l’utilisateur UCLouvain ne dispose pas d’un profil

L’utilisateur UCLouvain est invité à s’enregistrer via  https://profile.mycwt.com/profile/profile-mgmt/authSelfRegistration afin de créer son profil, préalablement à sa connexion au portail « MyCWT ». Dans l’écran d’enregistrement il convient de référencer :

  • uclbe comme ‘url identifier’ et
  • UCL comme ‘company name’.
  • Le mot de passe initial est Trip*1.

Un email sera ensuite envoyé au voyageur pour qu’il puisse activer son compte.

Remarque importante : ne pourront activer leur compte que ceux dont l’adresse email correspond à leur prénom.nom@uclouvain.be  ou prénom.nom@student.uclouvain.be

  1. 1.2. Réserver un voyage pour un invité

Les personnes désirant procéder à une réservation pour un invité, peuvent demander la création du profil de l’invité aux « superusers », à savoir :

 

  1. 1.3. Se connecter quand l’utilisateur UCLouvain dispose déjà d’un profil

Ceux qui possèdent déjà un profil CWT peuvent se connecter sur www.mycwt.com (version bureau ou via l’app). Il conviendra ensuite de s’assurer que leur profil est suffisamment complété.

Par téléphone : +32 (0) 2 258 84 97 (lundi au vendredi entre 09h et 17h30)

OU

Par mail : team1.ucl.be@contactcwt.com

 

En dehors des heures d’ouverture le numéro ci-dessus est automatiquement dévié

vers le service 24/7 (une surcharge est applicable)

  • Mentionner l’identité du voyageur, la destination, les horaires souhaités … et obligatoirement le compte de gestion sur lequel le coût du voyage sera imputé.

 

 Il s’agit de votre compte OTP SAP à 10 positions (dont le format est AA.NNNNN.NNN) complété obligatoirement de l’élément OTP (dont le format est un tiret suivi d’une à dix positions alphanumériques) s’il s’agit d’un compte de projet pour lequel des rubriques OTP existent.

 

La mention de ce compte de gestion lors votre réservation permet à ADFI de vous imputer (via le circuit interne) les frais de votre voyage une fois ceux-ci payés par ADFI pour l’ensemble de la communauté UCLouvain chaque mois.

 

  • Lorsque vous recevrez votre proposition d’itinéraire (« Your Itinerary ») par e-mail intitulé « Travel documents for + nom voyageur + date + référence », il conviendra, après vérification de l’ensemble des données, de marquer votre accord en confirmant cette proposition afin qu’elle devienne effective.

Remarques importantes :

Dans le mail qui vous demande de confirmer votre itinéraire, apparaît, en début de texte, la phrase « PLEASE DO NOT REPLY TO THIS E-MAIL». Cette phrase ne signifie pas « PLEASE DO NOT REACT» ! Votre action de confirmation d’itinéraire est indispensable pour l’émission du «e-Ticket». C’est en effet après cette confirmation que vous recevrez un nouveau mail de l’agence avec le même intitulé que le précédent mais suivi de «e-ticket». Si vous ne recevez pas ce mail endéans les 4 heures ouvrables, il y a lieu de s’inquiéter et de reprendre contact avec l’agence CWT.

Pour bénéficier du prix proposé de l’offre de voyage, il faut impérativement respecter les délais mentionnés par l’agent CWT, et ce dans les heures d’ouverture de l’agence.

Même si ce n’est pas indispensable, il est recommandé d’imprimer le e-ticket reçu par e-mail car il pourrait vous être demandé par certaines autorités lors du check-in ou il pourrait être indisponible via votre boite e-mail au moment voulu. Dans la majorité des cas, seul le numéro à 13 positions mentionné sous «Air E-Ticket Issued», ou à d’autres endroits sur votre e-ticket, est demandé et contrôlé par l’employé(e) du desk lors du check-in et/ou à l’embarquement.

 

 

Dans le cadre de la Charte Mobilité UCLouvain , nous avons demandé à l’agence CWT de systématiquement proposer une alternative train pour des voyages à destination de pays limitrophes, la Suisse, ainsi que les quelques villes qui peuvent être reliées par un train de nuit (Vienne, …).

Dans de tel cas, il faut comprendre qu’aucune option n’est prise par l’agence quant au voyage et qu’un choix rapide de la part du voyageur est nécessaire avant qu’une telle option ne soit prise et qu’un itinéraire à approuver ne lui soit envoyé pour confirmation (aucun prix n’est donc bloqué).

  • Paiement

Vous ne devez rien payer à l'agence : dans un premier temps, la dépense sera imputée sur la carte de crédit "Logée" de l’UCLouvain. Dans un second temps, le montant sera proposé à l’imputation, via le circuit interne de SAP, sur le compte de gestion renseigné lors de la réservation.